Vad är "Modern Workplace"?
Vårt sätt att arbeta har gradvis förändrats ända sedan vi blev uppkopplade, med en kraftig acceleration under det senaste året. Ska vi leta milstolpar i utvecklingen hittar vi en 2012 då Microsoft proklamerar att ”arbete inte är en plats man går till, utan någonting man gör”, vilket drevs fram av den nya teknologin som möjliggjort att vi kan koppla upp oss i princip överallt och från enheter som är enkla att ta med sig. Det nya arbetslivet handlar dock inte bara om tekniken, utan också om en modern syn på ledarskap som tvingats fram genom att vi nu faktiskt kan och vill jobba överallt.
Lyssna på avsnittet här
Att tekniken finns är naturligtvis en grundförutsättning för att lyckas, men att implementera en modern arbetsplats handlar inte bara om att investera i en hög moderna lösningar och bygga om sitt kontor – det måste även förankras i ledningen. Att göra en stor förändring är en strategisk fråga lika mycket som en teknisk. Parallellt måste beteenden och i många fall företagskulturen förändras även den, och då en teknikutrullning kan vara ett begränsat projekt har förändringsprojekten sällan något slutdatum, utan bör vara ständigt pågående.
Ny generation på intåg
Vi ser också en ny generation göra sitt intåg på arbetsmarknaden, de som är cloud born och därför tänker på ett helt nytt och annorlunda sätt. För dessa är det helt naturligt att sköta uppgifter och sociala kontakter online, och de har svårt att tänka sig ett kontorsarbete bakom ett skrivbord 8 – 17. Ett företag som vill attrahera denna nya arbetskraft måste alltså kunna erbjuda en hög flexibilitet, och i till exempel IT-branschen där vi i Sverige saknar runt 70 000 personer är det såklart superviktigt.
Vi arbetar mindre och mindre i hierarkiska strukturer, till förmån för nätverksbaserade organisationer där personer med olika kompetens och erfarenheter kan knytas samman i arbetsgrupper. Inte som förr då en avdelning hade en specifik uppgift, nu sker samarbetet i olika projektgrupper som uppstår och försvinner efter behov. Din närmaste kollega idag kan vara en helt annan i morgon.
Vad är det "nya"?
Kanske kommer också det senaste årets erfarenheter leda till att vi ser en förändring i den långt gångna urbaniseringen, i och med att det blir lättare att arbeta från andra platser än på kontoret kommer rekryteringsbasen att öka – och behovet att flytta till en specifik plats för att söka ett arbete att minska. En organisation som söker efter experter inom ett visst område har nu möjlighet att anställa den oavsett var i landet den finns, eller egentligen oavsett var i världen. Vi behöver inte resa lika mycket för att ta oss till ett kontor, utan kan arbeta på en plats som passar oss.
En arbetsdag består av många olika moment, alla med olika karaktär. I vissa fall krävs koncentration i ett tyst rum, i andra fall en kreativ miljö med flera kollegor och öppen diskussion, möten sker i olika konstellationer och ibland måste man ta sig till en specifik plats av olika anledningar. Relativt lite arbete sker vid ett fast skrivbord, så varför ska det vara grundtanken att alla ska ha en egen fast plats? Miljöerna bör förändras med uppgifterna, inte konstigare än att en hantverkare använder olika verktyg för olika arbetsmoment.
Många arbetsmoment handlar om kommunikation, och typen av kommunikation är precis lika diversifierad som övriga arbetsuppgifter. Henrik säger att vi pratar om den yttre- och inre loopen. Vi samverkar i en bred kanal till hela organisationen eller till en stor målgrupp, men ibland med en mindre närmare grupp, kanske en projektgrupp eller ett fåtal personer. Alla olika sätt kräver olika verktyg för dialogen, kanske Yammer i den yttre loopen, Teams i den inre och Outlook i den riktade kommunikationen. Olika verktyg men med kommunikation som en central punkt. Genom att hela tiden ha möjlighet att nå rätt personer blir informationen mer adekvat och bruset av irrelevant information minskar, något som är otroligt viktigt idag när vi bombarderas av meddelanden från alla håll.
Medaljens baksida
En medalj har som bekant alltid en baksida och i det här fallet är baksidan det som kallas för digital stress. Många bär ständigt med sig sin arbetsplats i mobiltelefonen och är på så sätt alltid tillgängliga, samtidigt som vi tvingats vänja oss vid att vara uppkopplade jämt förväntar vi oss också att andra är det. Det leder till att många får svårt att ”stänga av” arbetet trots att arbetsdagen är slut. Vi tenderar att, när vi jobbar hemifrån, gå direkt från frukostbordet till datorn för att sedan sitta där med möte efter möte tills vi går direkt till middagsbordet. De ställtider vi tidigare hade när vi tog oss till och från en arbetsplats eller ett möte finns inte längre, och det innebär en större psykisk påfrestning än vad vi är vana vid. Någonting som bland andra Bodil Jönsson tar upp i sin bok Tio tankar om tid, vikten av att vi människor får tid att ställa om mellan olika uppgifter.
Viktigt är att tekniken ger oss stöd för att även hantera det här, i Office 365 finns tjänsten My analytics som på ett tydligt sätt kan visa hur vi tillbringar vår arbetsdag och också ge tips om förändringar som kan göras för att frigöra tid för pauser. Under Microsofts event Ignite i hösten 2020 annonserades även Teams Insights som är på väg att rullas ut, en tjänst som just fångar upp behovet av att stänga av ibland och frigöra den nödvändiga tiden för reflektion. Den kan ge påminnelser för pauser eller automatiskt fånga upp saker du glömt bort att svara på och lägga upp dem som en att-göra-lista till nästkommande dag.
Nya sätt att arbeta och att samarbeta förenklar på många sätt, men skapar också nya faror. Dels för vår mentala hälsa, dels för företagets IT-säkerhet - och det ska vi titta lite närmare på härnäst
Sammanfattning
Det nya arbetslivet är en blandning av att jobba på ett fysiskt kontor eller på resande fot, nya lösningar ger oss frihet och flexibilitet men inför även nya risker. Vi har kvickt tvingats ställa om och samarbetar idag på ett helt annat sätt än för bara ett år sedan. Den snabba omställningen har medfört nya krav men det finns hjälp att få och det finns alltid en partner att kontakta för att få hjälp att komma vidare om man inte riktigt själv vet vad som måste göras.
Möjligheterna finns, se till att utnyttja dem!